Risico Management is Teamsport.

In een zomer die bol staat van de Olympische en Paralympische Spelen lijkt het haast t makkelijk een stukje te schrijven waarin sport centraal staat. Dat lijkt inderdaad maar zo. En toch zijn er veel vergelijkingen te maken en overeenkomsten te vinden tussen sport en Risico Management.

Om te beginnen, zijn alle sporten teamsporten – k de “individuele sporten” waarbij n individu de sportieve prestatie levert en er n medaille wordt omgehangen. Denk daarbij aan de trainer, de coach, de masseur, de dokter, de psycholoog, de ditist, de sponsor, het thuisfront en de supporters, die ieder een onmisbare rol spelen op de weg naar die begeerlijke gouden medaille. En ik denk dat dit rijtje nog wel langer is. In teamsporten bestaan uiteraard ook de verschillende rollen binnen het team dat op de fiets zit of in het veld staat: de kopman, de knecht, de waterdrager, de spits, de verdediger, de aanvaller en de doelman – om er zo maar een paar te noemen. In meer zakelijke termen bedoelen we hiermee dat er ruim aandacht moet worden besteedt aan het invullen van alle relevante rollen binnen en rond het team.

En nt als in de sport – zoals uit de vorige alinea naar voren komt, heeft iedereen die iets te maken heeft met de activiteit, of dat nu een sportieve of een zakelijke inhoud heeft, een eigen, specifieke rol te vervullen. En waarbij ieder zich dient te concentreren op zijn of haar taken en verantwoordelijkheden. Een ditist in een wielerploeg houdt zich bezig met het eten, en wat daar wel en niet in mag zitten. Wanneer die ditist zich gaat bemoeien met de techniek van de fiets, bijvoorbeeld welk verzet in de volgende etappe de beste keuze dient te zijn, zal hij zonder poespas terug naar de keuken worden verwezen. En zo geldt dit principe ook in het zakelijke leven: de directeur is er om te besturen en beslissingen te nemen; de manager is er om een afdeling of een project te runnen; de programmeur moet programmeren; een tester is er om te testen en de chauffeur is er om die directeur naar zijn volgende afspraak te vervoeren. Simpel toch? Of niet?

Het lijkt soms lastig om het aantal kapiteins op hetzelfde schip te tellen, of het aantal (beste) stuurlieden die aan de wal staan. En toch vaart het schip recht op de kade af en lijkt een aanvaring onafwendbaar. Met dit voorbeeld is een zelfde vergelijking te maken als in de sportwereld. Ook op een schip zijn de rollen en taken verdeeld: de kapitein, de schipper, de stuurman, de kok en de matroos: allemaal weten ze stuk voor stuk wat hun rol aan boord is en wat er van hen wordt verwacht. Simpel toch? Of niet?

Dat brengt ons tot de hamvraag waarom deze afspraken en deze duidelijkheid niet lijken te bestaan voor Risico Managers. Of, misschien beter gezegd: voor de omgeving waar een Risico Manager wordt geacht “zijn werk te doen”. Want dr lijkt de schoen echt te wringen: het is niet duidelijk wat er van die Risico Manager wordt verwacht. Moet hij zich nou richten op het proces dat niet “loopt”? Of moet hij zich beperken tot het product, dat de oorzaak is van klachten en schadeclaims omdat het defect is? Of beide? En welke kaders dient die Risico Manager te gebruiken om zijn werk te doen? “Dat is toch duidelijk!”, zal er ongetwijfeld gezegd worden. Maar wanneer puntje bij paaltje komt, heeft iedereen een eigen mening over het kader en de risico’s die bij de activiteit horen. En iedereen zich dus geroepen voelt om allerlei risico’s te “identificeren” om aan te geven waarom we niet succesvol zijn – en dat dat vooral niet aan hen ligt… Niet zo simpel dus.

Uit bovenstaande alinea’s zijn eenvoudige paralellen te trekken:

  1. Een team bestaat uit meerdere teamleden;
  2. Iedere teamlid heeft een eigen rol;
  3. Iedere rol is binnen het team uniek;
  4. Iedere rol binnen het team is noodzakelijk;
  5. Ieder teamlid is zich bewust van alle rollen binnen het team;
  6. Ieder teamlid voert zijn of haar rol uit;
  7. Ieder teamlid beperkt zich tot de uitvoering van de eigen rol.

De rol van Risico Manager binnen het team dient aan alle teamleden duidelijk te zijn – of duidelijk te worden gemaakt, net zo als iedere andere rol duidelijk dient te zijn voor de Risico Manager. De Risico Manager is er niet voor om de risico’s te managen, al klinkt dat bijzonder tegenstrijdig. Risico’s zijn onlosmakelijk verbonden met het succes van de activiteit, en daarmee met degene die verantwoordelijk is voor het realiseren van dat succes. Die persoon is daarom de enige die verantwoordelijk is voor het managen van risico’s. Zijn of haar beslissingen ten aanzien van de risico’s bepalen het effect van risico’s op dat succes – niemand anders. De Risico Manager is binnen het team verantwoordelijk voor het sturen van het risico management proces: “hoe gaan we binnen het team om met risico’s?” Daartoe heeft de Risico Manager, in relatie tot de doelstellingen van de activiteit en in samenspraak met de verantwoordelijke voor het realiseren van het succes, een manier van werken bedacht: een strategie, een beleid of werkafspraken, al naar gelang op welk niveau de Risico Manager zich in de organisatie bevindt. Het is de rol, de taak, de verantwoordelijkheid n de bevoegdheid van die Risico Manager er op toe te zien dat die manier van werken wordt nageleefd. Daartoe geeft de Risico Manager met de volgende activiteiten invulling aan zijn rol:

  1. hij draagt uit waarom risico management toegevoegde waarde heeft aan de organisatie en de activiteit;
  2. hij vergroot het risico-bewustzijn van alle betrokkenen;
  3. hij faciliteert de organisatie of de activiteit bij het identificeren en beoordelen van risico’s en het bepalen van gepaste maatregelen;
  4. hij bewaakt of de afspraken rond maatregelen worden nagekomen;
  5. hij stelt vast of de genomen maatregelen het gewenste effect hebben;
  6. en hij stelt vast in welke mate de genomen maatregelen in relatie tot het gevolgde proces van risico’s managen een aanwijsbare bijdrage leveren aan het succes van de activiteit.

Doet de Risico Manager dit allemaal alln? Neen; beslist niet. Daarvoor heeft hij de andere rollen binnen het team hard nodig, juist omdat ieder teamlid in het beheersen van risico's - en daarmee het realiseren van succes, een eigen rol speelt. Met andere woorden: het team is bepalend en verantwoordelijk voor het bereiken van succes, en ieder teamlid heeft daarin een eigen rol met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Succinct Consulting vervult rollen als Risico Manager daarom in vanuit eenvoudige en duidelijke uitgangspunten die vooraf met de opdrachtgever worden afgesproken. Daarbij vormen de context en de kaders van de opdrachtgevende organisatie het uitgangspunt.

Heeft u na het lezen van dit artikel vragen of opmerkingen? Neem dan svp contact met ons op!